《杰凌实物资产管理系统》方案

行业应用

《杰凌实物资产管理系统》方案

IDC权威统计，
　　一套完整的资产管理解决方案可以帮助企业做到：
减少75%的审计成本
减少50%的设备停机率
减少45%的设备"失踪"
减少20%的多余测试设备
降低40%的备件库存
消除99%的资本资产注销
延长10%的设备运行寿命
提高30%的资产使用率
　　(说明：国际数据公司(IDC)是全球著名市场咨询和顾问机构。客户包括全球财富500强中多家著名跨国公司和中国本土的知名企业。IDC进入中国市场已经超过10年，成为国内业界历史最长的国际市场研究公司。)
引言
　　随着企事业单位业务和规模的日益扩展，以及管理水平的提高，所拥有的实物资产也随着企业经营规模的扩大而增长，但也为实物资产的管理带来了一定的困难，主要问题表现为：
　　1、缺乏规范的购置、保管和使用制度，在管理上无章可循。只重视购置，不重视日常管理；
　　2、没有建立健全固定资产明细账，无法真实反映和有效控制固定资产的增减变化；
　　3、资产长期滞留账外或被借用，无法掌握真实的资产数据；
　　4、资产核算不及时，一些单位资产重新评估后发生了增值、减值变化，不及时进行处理，导致账物脱节、资产存量不清。
二目的
2.0响应国家十一五规划的号召，加强固定资产管理工作帮助行政企事业企业顺利、轻松通过资产审计；
2.1科学合理的实现资产从源头管理做起、资产全生命周期的管理，最大限度避免资产流失；
2.2达成资产管理业务上的标准化；资产管理业务过程的流程化；
2.3大量节省资产盘点的人力、物力和时间，显著提高盘点效率和准确性；
2.4及时掌握资产使用状况，合理配置资源；
2.5资产维护管理，科学评价维护质量与效果；
　三、管理背景
　　　当企业的资产管理人员在进行机构内资产清理时，是不是会觉得资产分布广、数量多，管理起来很困难；各分支机构上报的资产信息往往滞后，数据信息不集中，不全面、掌握的数据不准确；总行每年的资产购置预算如同虚设，出现资产重复购买，大量超支的情况；总部内部资产管理成本增加,运营成本升高，资产流失隐患加重。
　　　企业的资产主要是车辆、房产、土地、办公设备、无形资产、服务器、计算机、POS设备、办公家具等设备，在目前的资产管理上主要采用财务系统的资产管理系统，无法实现真正的资产合理科学的管理，部分行政企事业企业在现阶段的资产管理上还存在如下的问题：
3.0资产管理手段滞后
资产盘点是资产管理工作中不可缺少的重要环节，它起到了对资产实物帐面核对和反映资产状态的作用，对工作起到了现场校验、监督的作用。
大部分企业在资产盘点工作上目前还是完全依靠人工来进行盘点，管理手段滞后，盘点效率、正确率较低，进行了大量的重复劳动，后期数据统计和报表制作工作量大，整个盘点周期长。往往出现资产还没有盘点清楚，有些资产又出现变动或购置的情况。
资产在使用过程中管理人员只能比较理论地通过系统来进行管理，资产实际的使用状态及状况无法得到及时、准确地反馈。
3.1资产管理责任制不完善
由于资产管理工作没有责任到人，在使用资产时，企业普遍存在工作人员只是为使用而使用，并不关心这资产由谁负责保管、每位员工对自己负责保管的资产的实际情况也并不清楚。资产管理责任制的不完善直接导致资产利用率低，极易出现重复购置、资产流失等问题。
3.2分散的资产，难以管理
资产数量庞大、地域分散，信息的不准确、不及时,使管理人员或业务人员很难及时了解到资产状态：如数量、组成组件、存放地点、使用企业、使用部门、责任人、使用状态等。
3.3无法实现实时监控
管理人员、责任人员不能够实时的查询到资产当前实际状态,无法快速进行预算审批、业务审批、领导决策等工作。
3.4管理方法　面对千亿的资产,手工管理繁杂,急切需要一套严谨、有效、易行的资产管理体系，包括管理流程、管理角色、管理职能，还需要考核制度和奖惩措施配套落实。
四管理改善
鉴于部分企业在资产管理过程中出现的上述问题，从现实情况出发，其固定资产管理改善应从以下方面入手：
4.0资产的分类管理
　对资产进行科学的统一分类是行政企事业企业资产管理工作中相当重要的首要步骤和基础，有助于实现管理的条理化、数据的统计分析、与财务人员的账目核对。国家对固定资产的分类曾经出台过相关标准，按国家规定的资产类别对资产进行分类更有利于与财务或其它系统衔接。
4.1资产管理责任到人
　企业内部资产的所有权是企业，而资产的使用却遍布企业的各个角落，涉及企业的每一个员工，仅靠几个资产管理员要管好数量如此之大，分布如此之广的资产是困难的。在资产管理工作中，不仅仅要把资产管理工作视为某个部门或某几个人的工作职责，还要将资产管理工作责任到人，每个工作人员都要时时了解自己使用、保管的资产状况，实现谁领用、谁保管、谁负责，进行资产的全员管理。
4.2资产使用状态的实时掌握
　对于在用的资产，要对其整个生命周期内所发生的所有信息进行记录，通过简便易行的方式实现对资产使用状况的实时动态掌握，方便进行资产的维修、年检、合理配置等，避免浪费。
4.3实现方便快捷的盘点
　在固定资产管理过程中，盘点是非常重要的环节。要改变以往效率低、错误率高的手工盘点方式，利用现代化的管理方式和管理手段，实现高效、快捷的现代化盘点，尽量减少盘点成本。在盘点过程中，管理员要全面、清晰的掌握资产的信息，经过统计整理出盘点数据。通过对盘点数据的进一步分析，可以了解资产的产品质量、返修概率等情况，为改善资产的结构提供参考和依据。
4.4财务系统的畅通对接
　　资产管理系统要与财务系统实现畅通的数据对接，实现两个系统之间数据的互相导入与导出。并可查询到各种统计报表。报表可以反映出资产的统计数据，为管理员提供资产管理宏观的数据信息，同时报表也是固定资产管理员与财务人员对帐的依据。
　　　随着业务和规模的日益扩展，以及管理水平的不断提高，使用科学的、先进的固定资产管理方法和系统，对行政企事业企业，企业发展有着极其重要的影响。
五加强固定资产管理的必要性
5.0加强固定资产管理
　在国家十一五规划报告中，加强固定资产管理工作，控制固定资产的过度投资是国家关于固定资产管理工作的重要指示。合理的固定资产投资增长，是带动经济增长、增加财政收入、扩大就业的重要手段。但固定资产投资增长速度过快所产生的负作用，则会影响到我国经济的健康平稳运行。
5.1确保企业持续健康发展的必然要求
　固定资产、低值易耗品作为企业企业资产的重要组成部分，是企业财务管理中的重中之重，也是企业管理中最繁琐最消耗人力物力资源的部分。由于实物资产具有价值高，使用周期长、使用地点分散等特点，在实际工作中就很难做到帐、卡、物的一一对应，这就给实物的使用、监管、变更、置换、维护、损耗、盘点、清理等工作带来了一定的难度。也对建立在其基础之上的数据报表统计、资产结构分析、资产评估以及企业上市重组等方面有着直接或间接的影响，对企业的发展起着决定性的作用。
5.2是适应企业快速发展的必然要求
　随着企业规模、资产数量和人员的增多，原有的固定资产管理模式已经远远滞后于企业发展的需要，引进先进的固定资产管理模式，对固定资产进行高效、准确的管理，成为企业快速健康发展的必然要求。 5.3管理手段的完善
固定资产管理工作是繁琐复杂的，仅盘点一项就需要付出巨大的人力物力资源。据我们了解，一个中等规模的企业，要将其固定资产盘点一遍至少需要2个月，有点甚至花5个月时间也没有办法盘清。因此采用优秀的固定资产管理软件，以信息化的管理手段来实现资产的管理，是提高企业固定资产管理水平的重要措施。
六杰凌实物资产管理系统
　　功能简介
　资产条形码管理系统覆盖了固定资产、低值易耗品的日常繁杂的管理、统计、核对等方方面面工作，通过国际成熟的条形码技术对固定资产实物从登记、转移、调拨，退出，资产的运行、借用、盘点、清理到报废等方面进行全方位准确监管，结合资产分类统计等详细报表，真正实现"帐、卡、物"相符。
1、数据导入导出模块（增加新资产、数据接口，支持用友、金蝶等常规财务软件）
2、资产条形码标签打印（可印刷LOGO）
3、资产数据查询（支持模糊查询、精确查询、复合查询）
4、资产调拨管理（调拨历史记录可查）
5、资产借用、归还管理(借用、归还历史记录可查)
6、资产维修管理（维修历史记录可查）
7、资产报废管理（报废历史记录可查）
8、资产盘点模块（包含数据采集器的接口）
9、资产盘点分析(自动生成盘亏、已盘、汇总报表，可导出EXCEL)
10、资产盘点历史记录
11、基础资料管理（使用部门、使用人员、资产分类）
12、资产履历表（包含调拨、借用归还、维修、报废等记录）
6.0资产管理界面

6.2资产日常管理环节
　　资产日常管理环节是资产管理的核心部份，它从资产管理部门的日常工作出发，注重资产生命周期的管理，包括资产领用、资产部门职员变动，资产部门变动，资产企业间转移，借用、维修保养、备件及低值易耗品管理、资产出库、报废、捐赠等业务管理。
1) 资产外部调拨：
　　协助行业主管部门或集团管理部门实现对下属机构之间资产的合理调配，可处理资产在行业或集团企业内部之间的调拨，也就是下属各机构之间的资产调动。实现资产运用的效率最大化，有效防止资产闲置。
2) 资产内部转移：
　　主要处理资产在企业内部的调拨业务，如资产在内部不同部门、不同职员之间的转移，实现企业内部不同部门、不同人员之间资产的调动管理，同时整个调拨管理精细到企业内部的相关部门及人员。

6.3资产报废管理业务　
　　资产一旦超过使用期限，就应该向相关主管部门申请资产的报废。资产报废时应提交使用状况报告，由资产管理部门、财务部门、审计部门等多个权威部门进行技术鉴定后公告报废资产，并由资产管理部门、财务部门进行注销登记。
1)资产报废：
　　对于已到报废期的各种设备及资产进行申报，提请相关部门审批，从审批环节严格把关，按照国家规定的标准进行核准、备案。

七性能目标
7.1响应时间
一般事务处理，操作的响应时间应该小于10秒。
复杂查询，操作的响应时间应该小于15秒。
各类报表生成，操作的响应时间应该小于15秒。
若采用杰凌软件提供的盘点程序接口方案生成的条形码数据下载至扫描器操作的响应时间应该小于1分钟（生成数据小于1分钟，数据传输视数据量而定。），
条码数据上传至服务器操作的响应时间应该小于1分钟（生存数据小于1分钟，数据传输视数据量而定。）
以上系统响应时间视具体网络通信情况而定。手持机数据通讯传输受传输方式影响，视具体传输方式而定。
7.2吞吐量
容量，数据增长5-10万条/年，资产变动日志增长100万条/年，总数据库容量为1百万条（资产基本信息记录条数）。
报表查询和盘点时间处理，235张/月+10万条数据上传/下载
日常业务使用，1000条/日
7.3可靠性
平均故障间隔时间（MTBF）——3000小时
平均修复时间（MTTR）—— 2小时
7.4安全性
安全，需要保护重要和敏感数据。
无效登录提示，提示用户名或密码错误显示。
可恢复性，停机恢复，系统恢复不需要停机操作，不影响系统运行。程序和数据备份。灾难恢复，当发生意外灾难后，系统应能够保证应快速恢复。

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